Cómo compartir un documento de Google en privado

Recientemente, un colega me desestimó y estaba realmente molesto y tuvo que desahogarse un poco. Parece que un escritor había compartido un nuevo artículo de Google Docs con ellos (una forma habitual de enviar un artículo independiente), y cuando mi colega abrió el artículo, encontró que otra persona desconocida ya lo estaba leyendo, alguien que definitivamente no estaba en Nuestro equipo.

¿Qué ha pasado? El escritor, probablemente demasiado apurado por compartir el documento con personas específicas, simplemente lo hizo público para que cualquiera pudiera tener acceso a él. Esto no solo hizo que el artículo estuviera disponible para cualquier persona antes de que se editara y publicara correctamente, algo que ninguna publicación quiere, sino que lo abrió a todo tipo de travesuras.

Travesuras como la que pasó en junio de 2021, cuando otro editor accidentalmente tuiteó el enlace a un documento editable a sus seguidores. (el bordeEl sitio de Google estuvo inactivo temporalmente y, mientras tanto, parecía una buena idea publicar noticias en Google Docs). Siguió la alegría.

Entonces, obviamente, permitir alguien para ver, comentar o editar un documento de Google puede generar problemas, especialmente si se pasa el enlace a ese documento. Curiosamente, cuando crea por primera vez un documento de Google, el software predeterminado es que se trata de un documento privado, solo para compartirlo si lo solicita explícitamente. (Puede haber excepciones; si se trata de una cuenta comercial, es posible que el administrador haya cambiado el valor predeterminado para que otras personas de su empresa lo compartan automáticamente). Por lo general, debe hacer conscientemente que el documento sea completamente público.

Así es como puede compartir su documento de Google Docs: con cuidado.

En un sistema de escritorio

Primero, ingrese al documento que desea compartir y haga clic en el botón grande Compartir en la esquina superior derecha.

Aparecerá una ventana emergente titulada “Compartir con personas y grupos”.

Comience a escribir el nombre de la persona o del grupo en el campo justo debajo. Si esa persona está en tu lista de contactos, aparecerá su nombre; si no, puede escribir su dirección de correo electrónico completa. Puede escribir más de un nombre; sin embargo, esto significa que todos los que haya agregado tendrán el mismo tipo de acceso al documento. (Hablaremos sobre el acceso en un segundo).

Cuando haya agregado al menos un nombre, verá un cuadro a la derecha que dice “Editor”. Haga clic en eso para acceder a un menú desplegable que le permite seleccionar el tipo de acceso que las personas o el grupo pueden tener a su documento. Éstas incluyen:

• Visor: la persona solo puede ver el documento, pero no puede realizar cambios ni agregar comentarios.
• Comentarista: la persona puede ver el documento y también agregar comentarios.
• Editor: la persona puede hacer cambios en el documento y agregar comentarios

Por lo general, es una buena idea seleccionar el tipo más restrictivo que sea lo suficientemente práctico para su caso de uso. Por ejemplo, si está escribiendo un documento junto con varios otros, querrá darles el estado de editor; pero si no quiere que hagan ningún cambio sin su aprobación, entonces el estado de comentarista es mejor.

(Sugerencia de experto: si las personas con las que ha compartido han cambiado el documento pero no le dijeron qué cambiaron, vaya a “Archivo” > “Historial de versiones” > “Ver historial de versiones”. Verá un color- resumen codificado a la derecha que muestra cuándo se editó el documento y por quién; haga clic en la fecha y los cambios serán visibles en el documento, junto con el color asociado a los diferentes usuarios).

También puede modificar la cantidad de acceso que los editores, comentaristas y lectores tienen a su documento seleccionando el icono de configuración (una rueda dentada) en la esquina superior derecha de ese cuadro emergente. Al desmarcar las casillas en la ventana emergente de configuración, puede evitar que los editores puedan cambiar sus permisos o compartir el documento, y puede evitar que los editores y comentaristas puedan descargar, imprimir y copiar el documento.

Una vez que haya terminado de agregar a las personas con las que desea compartir, asegúrese de que la casilla “Notificar a las personas” esté marcada si desea enviarles un correo electrónico informándoles sobre el documento; un campo a continuación que le permite escribir un mensaje personal que se agregará al correo electrónico estándar de Google.

Obtener el enlace

Pero espera hay mas.

Hay una sección “Obtener enlace” debajo de la sección “Compartir con personas y grupos” que le permite copiar el enlace a su documento (por ejemplo, si prefiere enviar un mensaje de texto con el enlace a uno de sus usuarios autorizados). El valor predeterminado se llama “Restringido”, lo que significa que las únicas personas que pueden ver el documento son aquellas con las que lo compartió. Pero también puede usar la sección “Obtener enlace” para que el enlace sea más accesible para más personas.

Para hacer eso, haga clic en “Restringido” y cámbielo a “Cualquiera con el enlace”. Eso significa alguien quién tiene el enlace, ya sea que lo haya enviado usted, lo haya enviado un amigo o se haya publicado en Twitter, puede acceder al documento. (Incluso aquí, sin embargo, puede ajustar el acceso para que las personas tengan derechos de Visor, Comentarista o Editor).

En un dispositivo móvil

También es posible compartir un documento, aunque un poco más incómodo, en un dispositivo móvil.

• En el documento que desea compartir, toque los tres puntos en la esquina superior derecha y seleccione “Compartir y exportar” > “Compartir”.
• Escriba las personas o grupos con los que desea compartir el documento; también puedes enviarles un mensaje.

• Directamente debajo de los nombres, verá Editor, Comentarista o Visor; toca eso para cambiar la restricción de acceso.

• Para encontrar la opción “Obtener enlace”, toque los tres puntos en la esquina superior derecha de la página Compartir. Toque “Quién tiene acceso” para cambiarlo de “Restringido” a “Cualquiera con el enlace” o viceversa. Esta página también enumera a todas las personas a las que les ha dado acceso, junto con el tipo de acceso que tienen.
• Puede copiar el enlace a su portapapeles en la página “Quién tiene acceso” tocando el ícono del enlace a la derecha de “Configuración del enlace”.